Installeer Billit Invoicing via de marketplace, op één account of over je volledig bedrijf.
Installeer je op bedrijfsniveau, dan laat het systeem ons niet weten welk account je wil activeren. Na installatie kom je terecht op een "Activate account"-scherm waar je het Location ID invult van het account dat je wil inschakelen. Je vindt dat ID in je CRM onder Settings → Business Info. Herhaal deze stap voor elk account waarop je de app wil gebruiken.
Open de Instellingenpagina van de app en voeg twee waarden toe vanuit je Billit.eu-account:
We verifiëren beide waarden meteen bij Billit.eu zodra je opslaat, zodat je meteen weet of er iets fout is.
Voeg in een workflow de "Create Invoice"-actie toe, net na de stap waar een betaling of bestelling voltooid wordt. De actie heeft één veld nodig, het transaction ID, dat automatisch wordt ingevuld via de {{payment.transaction_id}} merge tag.
Vanaf dan maakt Billit Invoicing telkens automatisch de bijhorende factuur aan, elke keer de workflow draait voor een voltooide, live betaling. Testbetalingen worden apart gelogd en maken nooit een echte factuur aan.
Op de Instellingenpagina kan je een custom field in je CRM koppelen dat het BTW-nummer van je klant bevat. Eenmaal gekoppeld, worden facturen voor klanten met een BTW-nummer automatisch via Peppol verstuurd.
Is er geen veld gekoppeld, of heeft een specifieke klant geen BTW-nummer ingevuld, dan wordt de factuur aangemaakt en in plaats daarvan via e-mail verstuurd. Je kan ook "Disable email sending to individuals (B2C)" inschakelen als je facturen liever niet automatisch naar consumenten mailt. De factuur wordt dan nog steeds aangemaakt en als betaald gemarkeerd, maar niet verstuurd.
Elke factuurpoging wordt op het dashboard gelogd met één van de volgende statussen:
Voor alles gemarkeerd als "Needs review" of "Error" biedt het dashboard drie acties: Retry (opnieuw proberen met dezelfde instellingen), Send without VAT (B2C) (de factuur aanmaken zonder BTW-nummer, verstuurd via e-mail), en Manually resolved (markeren als opgelost, bijvoorbeeld als je de factuur zelf rechtstreeks in Billit.eu hebt aangemaakt).
Voeg een meldings-e-mailadres toe op de Instellingenpagina, en we mailen dat automatisch zodra een factuur je aandacht nodig heeft, zoals een ongeldig BTW-nummer, een ontbrekend e-mailadres, of een mislukte verzending. Geen workflow of automatisering nodig: het werkt vanaf het moment dat je een e-mailadres opslaat, en stopt zodra je het veld leegmaakt. Elke e-mail linkt rechtstreeks naar de betreffende rij in je dashboard.
Je kan meerdere adressen toevoegen door ze te scheiden met een komma, bijvoorbeeld als je ook je boekhouder wil laten meelezen.
Elk plan omvat een vast aantal facturen per maand. Ga je daarboven, dan worden extra facturen per stuk gefactureerd aan het overage-tarief van je plan. Geen opstartkost en geen aparte factuur van ons: overage wordt rechtstreeks via je CRM-account gefactureerd, via de facturatie van je CRM.
Je huidige plan en verbruik deze maand staan op het dashboard. Je kan je plan op elk moment wijzigen of opzeggen via de "Manage subscription"-link daar, die je naar de abonnementsinstellingen van de app brengt.
De meeste problemen zie je rechtstreeks op het dashboard als een "Needs review"- of "Error"-status met uitleg. Klopt er iets niet dat het dashboard niet verklaart, of heb je een andere vraag, neem dan contact op via info@ydmdesign.be.